Informativa ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679
Questa informativa viene fornita ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, dettato in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (in seguito anche Regolamento).
Il Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è Ambiente, Energia e Territorio S.p.a. e con sede legale in Piazza J.F. Kennedy 15, 00043 Ciampino (RM).
Il Responsabile della protezione dei dati (DPO)
Il Responsabile per la Protezione dei dati (DPO) è Protection Trade S.r.l. Il Responsabile può essere contattato per le tematiche privacy scrivendo al seguente indirizzo Via Giorgio Morandi, 22, Itri 04020 (LT), oppure inviando una mail all’indirizzo dpo_aet@protectiontrade.it.
Finalità del trattamento
Il Titolare tratterà i Suoi Dati Personali per la gestione delle segnalazioni delle violazioni ai sensi del D.Lgs. 24/2023. Per gestire la segnalazione e per garantire la Sua tutela in caso di segnalazione di reati o irregolarità di cui è venuto a conoscenza nell’ambito del Suo rapporto con il Titolare. In particolare, i suoi dati verranno trattati:
- Per la corretta gestione della segnalazione in conformità del D.lgs. 24/2023, del Regolamento e delle procedure aziendali;
- Per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e per richiedere eventuali integrazioni;
- Nell’ambito del procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, per il disvelamento dell’identità del segnalante, previa comunicazione scritta delle motivazioni e espresso consenso che verrà richiesto qualora dal disvelamento dovesse essere necessario;
Inoltre, i suoi dati saranno trattati per la gestione del suo account all’interno della piattaforma, nel caso di segnalazione effettuata nell’area segnalazione con registrazione.
Natura dei dati personali trattati
Nel perseguimento delle finalità indicate, il Titolare potrà venire a conoscenza dei suoi dati anagrafici e di contatto, e dei dati presenti nella segnalazione; il titolare potrebbe venire a conoscenza anche di dati che il Regolamento definisce particolari, quali, a titolo esemplificativo, quelli idonei a rivelare lo stato di salute, l’appartenenza ad organizzazioni sindacali, o dati che il regolamento definisce giudiziari. I dati trattati potranno riferirsi al soggetto segnalante e a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.
Natura del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei Dati Personali indicati in precedenza è necessario per il perseguimento delle finalità su menzionate; il mancato conferimento potrebbe pregiudicare la gestione della segnalazione.
Modalità di trattamento
Destinatari dei dati personali
I dati personali raccolti attraverso la piattaforma per le segnalazioni potranno essere trattati all’interno dell’organizzazione del titolare del trattamento da persone autorizzate e formate ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni ed espressamente autorizzate a trattare tali dati, solo con il consenso espresso della stessa persona segnalante.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
I dati potranno essere conosciuti anche da società terze che supportano il Titolare del trattamento nella gestione della piattaforma aziendale per la segnalazione in qualità di Responsabili del trattamento e a soggetti ai quali sia riconosciuta la facoltà di accedere ai dati personali da disposizioni di legge e/o di normativa secondaria.
Diffusione e trasferimento dei dati
I dati non saranno diffusi
I dati non saranno trasferiti fuori dall’Unione Europea. L’eventuale trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea avverrà solo verso soggetti che garantiscano un adeguato livello di protezione del trattamento e/o verso paesi per i quali le competenti Autorità abbiano emesso una decisione di adeguatezza e verso soggetti che abbiano fornito idonee garanzie al trattamento dei dati attraverso adeguati strumenti normativi/contrattuali, quali ad esempio la sottoscrizione di clausole contrattuali standard.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento per la gestione delle segnalazioni è l’obbligo di legge (D.Lgs. 24/2023) finalizzato a contrastare condotte illecite o irregolarità, violazioni di norme, azioni suscettibili di arrecare pregiudizio patrimoniale o di immagine aziendale e di dotarsi di un sistema di segnalazioni in linea con quanto previsto dalla normativa su menzionata.
La conoscenza dei dati del segnalante da parte di persone diverse da quelle autorizzate e formate ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, si basa sul consenso del segnalante.
Conservazione dei dati personali
Il Titolare tratterà i Suoi Dati per il tempo strettamente necessario per il raggiungimento delle finalità su menzionate; in particolare le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 D.Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
I dati utilizzati per la creazione dell’account della piattaforma verranno conservati per un anno dal fornitore della piattaforma nominato responsabile del trattamento.
Diritti dell’interessato
La informiamo, infine, che potrà esercitare i diritti contemplati dal Regolamento scrivendo a dpo_aet@protectiontrade.it. Pertanto, Lei potrà;
- accedere ai suoi dati personali, ottenendo evidenza delle finalità perseguite da parte del Titolare, delle categorie di dati personali trattati, dei destinatari a cui gli stessi possono essere comunicati, del periodo di conservazione applicabile, dell’esistenza di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze possibili per l'interessato, ove non già indicato nel testo di questa Informativa;
- ottenere senza ritardo la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano;
- ottenere, nei casi previsti dalla legge, la cancellazione dei suoi dati personali non strettamente necessari al perseguimento delle finalità su menzionate;
- ottenere la limitazione del trattamento o di opporsi allo stesso, quando ammesso in base alle previsioni di legge applicabili al caso specifico.
Ove lo ritenga opportuno, l’interessato potrà proporre reclamo all'Autorità di controllo.
Il Titolare del trattamento
Ambiente, Energia
e Territorio S.p.a
